Hur svarar man på frågor från Skatteverket?

Börja med att förstå vad Skatteverket faktiskt frågar om

Det första steget är inte att skriva ett svar. Börja i stället med att läsa hela skrivelsen och markera varje konkret fråga, varje begärd handling och den tid som anges för svaret. Försök därefter förstå vilken del av deklarationen, redovisningen eller en viss transaktion som myndigheten vill kontrollera.

En fråga kan vara snävt formulerad men ingå i en större utredning. Om Skatteverket exempelvis begär ett avtal kan den bakomliggande frågan gälla om en betalning är en privat överföring, en intäkt i verksamheten eller något annat. Svaret blir tydligare om du förstår både den uttryckliga frågan och sammanhanget.

På sidan om begäran om komplettering från Skatteverket finns en översikt över vad en sådan skrivelse kan innebära och hur ärendet kan utvecklas.

Kontrollera vilken period och vilken skattefråga utredningen gäller

Kontrollera vilka år, redovisningsperioder, deklarationer eller konton som omfattas. Skilj också mellan olika skattefrågor. En skrivelse kan samtidigt beröra inkomstskatt, moms, arbetsgivaravgifter eller skattetillägg, men samma handling behöver inte ha samma betydelse för alla frågor.

Gör gärna en enkel arbetslista innan du svarar:

• Vilken fråga ställs och vilket nummer har den i skrivelsen?
• Vilken period, post eller transaktion avser frågan?
• Efterfrågas en förklaring, en viss handling eller båda delarna?
• Vilka uppgifter har du redan lämnat om samma sak?
• Finns det någon skillnad mellan bokföringen, deklarationen och övrigt underlag som behöver förklaras?

Den här avgränsningen minskar risken för att en fråga förbises eller att ett svar lämnas för fel period.

Svara fråga för fråga

Följ i normalfallet samma ordning och numrering som i Skatteverkets skrivelse. Skriv ett direkt svar under varje fråga och hänvisa där till de bilagor som hör till svaret. Om flera frågor bygger på samma handling kan du hänvisa till samma bilaga, men förklara vad i handlingen som är relevant för respektive fråga.

Ett användbart svar gör det möjligt att se sambandet mellan frågan, din förklaring och underlaget. Det är ofta tydligare att skriva ”Fråga 3 – insättningen den 14 februari” och därefter ange förklaring och bilaga än att lämna en sammanhängande berättelse där olika transaktioner blandas.

Om du inte delar den utgångspunkt som ligger bakom frågan kan du säga det sakligt. Beskriv då vilken del som enligt din uppfattning är fel och vilket material som stöder den uppfattningen. Undvik spekulationer om varför Skatteverket har ställt frågan.

Skillnaden mellan en förklaring och bevisning

En förklaring beskriver vad som har hänt. Bevisning eller underlag ger stöd åt förklaringen och gör den möjlig att kontrollera. Om en bankinsättning exempelvis avser återbetalning av ett privat lån är själva uppgiften om lånet förklaringen. Ett låneavtal, tidigare överföring till låntagaren, meddelanden om återbetalningen och kontoutdrag kan vara underlag som belyser förklaringen.

Det betyder inte att en viss handling automatiskt avgör frågan. Materialet behöver bedömas tillsammans och i sitt sammanhang. En faktura kan visa vad som har fakturerats men säger inte alltid ensam vad som faktiskt levererats eller betalats. Ett kontoutdrag visar ett betalningsflöde men inte nödvändigtvis varför betalningen gjordes.

Beskriv därför både händelsen och vad varje bilaga är avsedd att visa. Då blir svaret begripligt även för någon som inte känner verksamheten eller bakgrunden.

Vilka handlingar kan vara relevanta?

Vilket material som behövs beror på frågan. Vanliga handlingar är:

• avtal, beställningar, offerter och leveransunderlag,
• fakturor, kvitton, verifikationer och bokföringsutdrag,
• kontoutdrag från berörda konton och uppgifter om motkonton,
• e-post, meddelanden och annan korrespondens från den aktuella tiden,
• deklarationer och bilagor i den form de faktiskt lämnades,
• sammanställningar som kopplar handlingarna till enskilda frågor.

Kontrollera att handlingarna avser rätt person, företag, period och transaktion. Om en bilaga bara visar en del av händelseförloppet bör det framgå. Överväg också om handlingarna innehåller uppgifter som saknar betydelse för den fråga som utreds eller uppgifter som behöver hanteras särskilt.

Hur bör omfattande material struktureras?

Stora mängder material blir inte automatiskt mer övertygande. Om Skatteverket har frågat om många transaktioner kan en tabell vara lämplig. Ange exempelvis datum, belopp, Skatteverkets fråga, din förklaring, bilagenummer och vad bilagan är avsedd att visa.

Numrera bilagorna konsekvent och lämna en bilageförteckning. Om ett kontoutdrag är långt kan de relevanta posterna markeras, samtidigt som det framgår vilket konto och vilken period utdraget avser. Ändra inte originalhandlingen; använd hellre en separat markering eller förklarande sammanställning.

När frågorna gäller många insättningar är det ofta nödvändigt att gå igenom dem post för post. Sidan om bankinsättningar och påstådda oredovisade intäkter visar hur en sådan transaktionsgenomgång kan byggas upp.

Vad gör man om ett underlag saknas?

En saknad handling bör inte döljas eller ersättas med en säker formulering som du inte kan kontrollera. Förklara i stället vilken handling som saknas, vilka försök som har gjorts för att hitta den och om det finns annat material som kan belysa samma omständighet.

Det kan exempelvis finnas kontoutdrag, korrespondens, uppgifter hos en motpart eller bokföringsposter som tillsammans ger en bild av händelsen. Uppgifter från en annan person kan också vara relevanta, men deras betydelse behöver bedömas i sammanhanget. Var tydlig med vad som är dokumenterat, vad du minns och vad du inte kan fastställa.

Om materialet kan tas fram men inte inom den angivna tiden bör du kontrollera möjligheten att begära mer tid. Utgå från skrivelsen och kontakta Skatteverket i god tid i stället för att låta svarstiden passera utan besked.

Bör man lämna uppgifter som inte uttryckligen har efterfrågats?

Målet är inte att mekaniskt lämna så lite eller så mycket information som möjligt. Svaret ska vara korrekt, relevant, tillräckligt fullständigt för att inte ge en missvisande bild och möjligt att kontrollera mot underlaget.

Ibland behöver en närliggande omständighet förklaras trots att den inte uttryckligen efterfrågats. En betalning kan till exempel bara förstås om även den föregående överföringen eller parternas avtal beskrivs. Utan sammanhanget skulle det direkta svaret kunna bli missvisande.

Samtidigt bör stora mängder osorterat eller irrelevant material undvikas. Fråga dig om uppgiften behövs för att besvara frågan korrekt, förklara en avvikelse eller förstå en bilaga. Om svaret är nej hör den sannolikt inte hemma i just det svaret.

Vad händer om svaret inte accepteras?

Skatteverket kan ställa följdfrågor, begära ytterligare underlag eller gå vidare med en preliminär bedömning. Om Skatteverket går vidare med ett förslag till beslut framgår där vilken bedömning myndigheten överväger att göra och vilka omständigheter den bedömningen grundas på. Då finns möjlighet att bemöta den preliminära bedömningen innan beslut fattas.

Gå då tillbaka till det tidigare svaret. Kontrollera om Skatteverket har missförstått en uppgift, om en bilaga saknas eller om myndigheten gör en annan bedömning av samma material. Bemöt skälen punkt för punkt i stället för att bara upprepa den tidigare förklaringen.

Det material som lämnas under utredningen kan följa ärendet genom senare steg. En översikt över dessa finns på sidan om skattetvistens väg från frågor till domstol.

Vad bör du göra nu?

1. Notera svarsdag, perioder och samtliga frågor i skrivelsen.
2. Kontrollera vad du tidigare har deklarerat och uppgett om samma sak.
3. Samla underlag och koppla varje handling till rätt fråga.
4. Skriv svaret i samma ordning som frågorna och skilj på fakta, förklaring och underlag.
5. Kontrollera att svaret är korrekt, relevant, fullständigt nog och möjligt att följa.
6. Överväg en juridisk genomgång innan svaret lämnas om frågorna gäller stora belopp, flera perioder eller kan leda till skattetillägg.